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viflow News

DSGVO: Wie viflow Sie beim Datenschutz unterstützen kann

27.06.2019 09:41

Durch die individuelle Konfigurierbarkeit von viflow lassen sich eine Vielzahl an Compliance-Anforderungen darstellen. Auch datenschutzrechtliche Anforderungen lassen sich einfach und übersichtlich in ein bestehendes Management- und Prozesssystem integrieren.

Verena Günther (Regensburg)

Verena Günther (Regensburg) ist beim ViCon-Partner awaris consult Auditorin, Beraterin und Trainerin für Managementsysteme, insbesondere aus den Bereichen ISO 9001, SMETA, Servicequalität und Datenschutz mit über 15-jähriger Berufserfahrung.

Für uns hat sie zusammengefasst, wie datenschutzrelevante Vorgaben mit viflow in Prozesse und Prozessschritte integriert werden können:

„Vor etwas mehr als einem Jahr sind die verschärften Regelungen zum Datenschutz in Kraft getreten. Das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben die Mehrzahl der Unternehmer vor eine Aufgabe gestellt, die die meisten von ihnen bis heute nicht zufriedenstellend oder teilweise gar nicht gelöst haben.

Neben dem weitläufig bekannten Problem fehlender Ressourcen stellt es meist eine große Herausforderung dar, für den Datenschutz innerhalb der Organisation keine Parallelwelt zu schaffen. Besonders wichtig ist daher eine praxisorientierte Herangehensweise, die sich dem prozessualen Ansatz, ähnlich dem der ISO 9001:2015, bedient.

Durch die völlig freie und flexible Nutzung von verschiedenen Eigenschaftsfeldern wie z.B. Kriterien oder Benutzerfeldern in viflow lassen sich in jedem Prozess oder an jedem Prozessschritt datenschutzrelevante Merkmale definieren. Da diese Merkmale über die viflow-Funktion „Berichte“ ausgewertet werden kann, entsteht so mit einem Mausklick eine übersichtliche Darstellung aller Tätigkeiten mit Bezug zum Datenschutz, die als Basis für das gesetzlich geforderte Verfahrensverzeichnis dient. Auch datenschutzrechtlich erforderliche Prozesse oder Prozessschritte sollten direkt in das bestehende Managementsystem integriert werden.

Durch den Einsatz von viflow und den integrierten Möglichkeiten verringert sich nicht nur der Erstellungs- und Pflegeaufwand signifikant, auch die Akzeptanz der Mitarbeiter ist höher. Da diese bereits gewohnt sind, in viflow Prozesse, Anweisungen und Vorgaben zu finden, erreichen datenschutzrechtliche Vorgaben den Mitarbeiter effizienter verglichen zur Einführung eines zusätzlichen, ungewohnten Datenschutzmanagementsystems.

Und der Vorteil für die Unternehmen? Geringere Kosten durch geringeren Aufwand, Vermeidung von Doppelarbeiten und Widersprüchen sowie eine nicht unerhebliche Erhöhung der Rechtssicherheit. Werden datenschutzrechtliche Vorgaben direkt in viflow in Prozesse und Prozessschritte integriert, verringert dies das Fehlerrisiko und sichert damit den Unternehmer ab.“

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